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「頑張っているのに、なぜか成果が出ない」「同じミスを何度も繰り返してしまう」など、そのような悩みを抱えているビジネスパーソンには、PDCAサイクルがおすすめです。PDCAサイクルはシンプルながらも製造業をはじめ、医療・介護など様々な分野で活用されています。本記事ではPDCAサイクルの基本知識、仕事に活かせる使い方のコツ5選を紹介します。
PDCAサイクルとは？
PDCAサイクルとは、「計画（Plan）、実行（Do）、評価（Check）、改善（Act）」の4つのステップを繰り返すことで、業務の質を高め、成果につなげていくフレームワークです。各ステップの概要は以下のとおりです。
ステップ①：計画（Plan）
目標を設定し、達成に向けた行動計画を立てるステップです。現状を把握し、課題を分析した上で、実現可能な計画を策定します。
ステップ②：実行（Do）
計画に基づき、実際の業務を遂行するステップです。データの取得や観察も同時に行います。
ステップ③：評価（Check）
実行した内容を振り返り、計画通りに進んでいるかを検証するステップです。成果や数値など、客観的なデータをもとに評価を行います。
ステップ④：改善（Act）
評価をもとに、さらなる課題を洗い出し、改善策を検討するステップです。その改善策を次のサイクルの計画に反映させて、より高度な課題の解決を目指します。
この4つのステップを繰り返すことで、業務は少しずつ改善し、目標達成に近づきます。
PDCAサイクルでよくある失敗例とその原因
PDCAサイクルは、シンプルなフレームワークのため、「簡単に使いこなせそう」と感じるかもしれません。しかし実際には、正しく運用できていないケースも多くあります。ここでは、ビジネスでよく見られる失敗例とその原因を紹介します。
失敗例① 実行に移せない
PDCAサイクルでよくある失敗の一つが、「計画を立てたのに、なぜか実行に移せない」というケースです。例えば、営業担当者が「週に5件のアポイントメントを獲得する」という目標のもと、「1日100件の見込み顧客に電話営業をする」という計画を策定したとします。しかし、実際には計画が全く実行に移されないまま、終わってしまうことがあります。
このようなケースが発生する原因は、以下のとおりです。
- 計画が抽象的すぎる：何をすればいいのか曖昧で実行できない。
- 目標が大きすぎる：現実味がなく、最初の一歩を踏み出せない。
- 実行者が決まっていない：誰がやるのか曖昧だと、結果的に「誰も動かない」状態になる。
失敗例② 時間がかかりすぎる
PDCAサイクルを回そうとしても、「時間がかかりすぎてしまい、かえって非効率になってしまった」という失敗はよくあります。例えば、入念に現状分析を行い、細かな改善案を複数検討し、何度も検討した結果、計画だけで1カ月以上かかるといった具合です。このように時間がかかりすぎると、効果が出ないと感じるでしょう。
このようなケースが発生する原因は以下のとおりです。
- 大規模な改善を目指している：検討する内容が多くなり、時間がかかる。
- 完璧にしようとしている：失敗しないようにと、慎重になりすぎている。
- 関係者が多すぎる：意思決定に時間がかかる。
失敗例③ 改善につながらない
形式的にPDCAサイクルを回しても、改善や成果につながらないのもよくある失敗例の一つです。このようなケースでは、以下のような原因が考えられます。
- 曖昧な評価をしている：数字や事実に基づかない、感覚や主観的な評価に終始してしまう。
- 根本的な原因を分析できていない：問題の本質を捉えきれず、表面的な要因に対してのみ改善策を講じている。
- 表面的な改善にとどまっている：形式的な改善ばかりで、実際の業務改善に結びついていない。
失敗例④ やりっぱなしで放置する
PDCAサイクルを実践する中で、よくある失敗の一つが「一度取り組んだきりで終わってしまう」ことです。計画を立てて実行したものの、その後の評価や改善が行われず、結果としてPDCAサイクルが途中で止まってしまうケースは少なくありません。
こうした事態が起こる原因として、次のようなものが考えられます。
- PDCAサイクルの本質を誤解している
PDCAサイクルは1回で終わるものではなく、繰り返すことで効果を発揮するフレームワークです。それにもかかわらず、「一度回せば成果が出る」と誤解していたり、逆に「一度試したが、効果がなかった」と早々に諦めてしまったりするケースが見られます。
- フォローアップの体制がない
進捗確認や次のステップへの移行をサポートする体制やルールが整っていないと、PDCAサイクルが途中で止まり、放置されてしまいます。
- 評価や改善のステップが軽視されている
計画と実行に力を入れる一方で、振り返りがいい加減になることも多く、結果として途中でストップしてしまうことがあります。
PDCAサイクルは時代遅れ？
「PDCAサイクルは時代遅れだ」という声を耳にすることがあります。このような評価の背景には、近年のビジネス環境の激しい変化があり、スピード感のある意思決定が求められているからです。そのため、より迅速な意思決定ができる「OODAループ」のほうが優れていると評価される場面も増えています。
確かに、PDCAサイクルは成果を出すまでに何度も回す必要があるため、一定の時間がかかります。しかし、それは決して「使えないフレームワーク」ということではありません。
むしろ、継続的な業務改善や品質向上が求められる分野では、今でも非常に有効です。特に、中長期的な改善に取り組む場合には、PDCAサイクルの地道な改善手法が大きな成果をもたらします。
さらに、「SWOT分析」「ECRS」「SMARTの法則」など、他のフレームワークと組み合わせることで効果が高まります。各手法の強みを活かしながら、課題解決に向けた多角的なアプローチができるためです。
つまりPDCAサイクルは、「古いから」と切り捨てるのではなく、その特徴を正しく理解し、状況に応じて柔軟に使いこなすことが大切です。
OODAループについて詳しく知りたい方は、「OODAとは？PDCAとの違いや企業の事例を紹介」の記事をご覧ください。
仕事ができる人の使い方！PDCAサイクルのコツ5選
PDCAサイクルで成果を上げるには、使い方にコツがあります。ここでは、5つのコツについて紹介します。
① 実現可能な目標を設定する
まずは、目標設定のコツです。あまりにも壮大すぎる目標は、途中で計画がとん挫してしまう原因になります。一方で、目標が低すぎると、いつまで経っても十分な成果を得られません。
成果を上げるには、現状をしっかりと分析し、その上で「少し頑張れば届く」レベルの現実的な目標を設定することが大切です。一つのサイクルごとに、まるで階段を1段ずつ昇るように進めていけば、やがて大きな目標に到達できるでしょう。
② 実行時に記録を残す
PDCAサイクルで成果を上げるコツは、実行の段階で記録を残すことです。実行内容が曖昧だと、その後の評価や改善の段階で正確な分析ができないためです。また、記録はできるだけ数値化した情報を残すことで、評価がしやすくなります。
③ 継続的に実践する
PDCAサイクルを実践する上で、重要なのは繰り返すことです。1回やって終わりではなく、継続して回し続けることで、大きな目標を達成できるフレームワークのためです。
④ 原因を掘り下げる
評価や改善のステップでは、課題を深く掘り下げることが大切です。表面的な問題だけに対応しても、根本的な課題が解決されていなければ、期待するような成果を得られないためです。本当の原因は何か、なぜそのような問題が起きたのかを追求することで、適切な改善策を発見できます。
⑤ PDCAサイクルを回すこと自体を目的にしない
PDCAサイクルでは、サイクルを回すこと自体が目的になりがちです。しかし、本来の目的は、課題の解決や成果を上げることです。「サイクルを回したかどうか」ではなく、「それによって何が変わったか」を重視しましょう。
PDCAサイクルで成果を生み出そう
PDCAサイクルは、「計画・実行・評価・改善」という4つのステップを繰り返し、着実に業務を改善していくためのフレームワークです。近年では「時代遅れ」や「古い」といった声も聞かれますが、正しく活用すれば、今なお成果を上げることができます。今回紹介した5つのコツを参考にPDCAサイクルを実践し、持続的な成長と成果につなげましょう。