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なぜなぜ分析は、トヨタ自動車が開発した分析手法で、現在では業務改善のフレームワークとして広く活用されています。例えば、次のような課題の原因を特定し、改善策を検討するのに役立ちます。
- 売上が思うように伸びない
- ミスを何度も繰り返してしまう
- 新規事業がうまく軌道に乗らない
一方で、取り入れたものの「思ったような結果が出ない」と感じるケースも少なくありません。そこで本記事では、なぜなぜ分析のやり方やデメリット、成果を出すためのコツをわかりやすく解説します。
なぜなぜ分析とは
なぜなぜ分析とは、業務上の問題に対して「なぜ？」を繰り返し問いかけることで、問題の根本的な原因を特定するためのフレームワークです。一般的に「なぜ？」を5回繰り返すことから、「5Whys」とも呼ばれています。
基本的な考え方はシンプルです。問題が発生した際に、まず「なぜその問題が起きたのか」を考え、さらに「なぜその原因が生じたのか」を掘り下げていきます。このように特定した根本的な原因に対し的確な対策を講じることで、効果の高い改善策を実行できる点が特長です。
その有効性から製造業や建設業、IT業界、医療・看護など、様々な業界で業務改善のプロセスの一つとして取り入れられています。
なぜなぜ分析のやり方
問題に対して、ただ単に5回「なぜ？」を繰り返せば成果につながるわけではありません。なぜなぜ分析で結果を出すためには、正しいやり方で進めることが重要です。そこでここでは、初心者の方でもすぐに実践できるように、なぜなぜ分析の進め方を5つの手順に分けて解説します。
手順① 分析する問題を定義する
最初のステップは、「何が問題なのか」を正確に定義することです。問題の定義が曖昧なまま進めてしまうと、その後にどれだけ「なぜ？」を繰り返しても、分析の方向がズレてしまいます。つまり、この最初の手順がしっかりとできているかどうかは、なぜなぜ分析の成否を左右する重要なポイントです。
例えば、次のような問題の捉え方では、どこから手をつければ良いのかわからず、分析を進められません。
■悪い例
- 売上が伸びない
- ミスが多い
- クレームが増えた
これらはいずれも抽象的で、「何が」「どの程度」起きているのかが具体的にわからない状態です。そこで重要になるのが、「いつ」「どこで」「何が」「誰が」「どれくらい」という視点で問題を明確にすることです。
■良い例
- Webサイトからの問い合わせ件数が4月の120件から5月には82件へと減少している。
- 3週間連続で出荷ミスが発生している。
- 商品Aに関するクレームが、10営業日で7件発生している。
このように、数字を使って問題の状況を具体的に表現することが、この手順のポイントです。客観的な情報に基づいて問題を定義することで、その後の分析がブレにくくなり、より精度の高い原因特定につながります。
手順② 「なぜ？」と繰り返し問いかける
定義した問題に対して、「なぜ？」を繰り返して原因を掘り下げます。一般的には5回が目安とされますが、重要なのは回数ではなく、これ以上分解できない原因まで深掘りすることです。
■例
問題：3週間連続で出荷ミスが発生している
なぜ①：指示書の内容が間違っていた
なぜ②：受注データを手作業で転記していた
なぜ③：Webサイトと出荷管理システムの連携が不十分だった
このようにして、根本的な原因を特定します。
手順③ 具体的な改善策を策定する
特定した根本的な原因に対して改善策を検討します。
例えば、原因が「Webサイトと出荷管理システムの連携が不十分だった」場合は、
「両システムを連携させ、受注データが自動的に反映される仕組みを構築する」
といったように、原因を直接解消できる改善策を設定します。
このように、原因を直接解消できる対策を策定することが重要です。
手順④ 改善策を実施する
改善策が決まったら、「誰が」「いつまでに」「何をするか」を明確にした上で実行します。なぜなぜ分析は、分析して終わりではなく、実際の行動に移すことが重要です。
手順⑤ 検証・改善を行う
改善策を実施した後は、本当に効果があったのかを検証します。出荷ミスの件数が減ったか、再発していないかなど、数値で確認することがポイントです。この段階では「PDCAサイクル」の考え方を取り入れるのがおすすめです。PDCAサイクルを回すことで、より精度の高い改善が期待できます。
なぜなぜ分析の注意点・デメリット
なぜなぜ分析は、問題の本質を明らかにできる有効なフレームワークですが、使い方を誤ると十分な効果を発揮できません。「なぜ？」と繰り返し問いただすことで、個人攻撃やパワハラと受け取られ、従業員のモチベーション低下につながる恐れもあります。特に、次のような点には注意が必要です。
- 分析の対象となる問題が正しく定義できていない
- 表面的な原因の段階で掘り下げるのを止めてしまう
- 個人の問題として処理してしまう
- 解決不可能な現象を根本的な原因としてしまう
こうしたデメリットを防ぐためには、主観ではなく事実ベースで考えること、そして個人ではなく仕組みに目を向けることが重要です。
なぜなぜ分析のコツ
なぜなぜ分析を成功に導くためのコツは、デメリットをいかに防ぐかという視点を持つことです。具体的には、次の4つの視点を意識することが重要です。
- 問題を明確にする
曖昧な表現にせず、数値や期間、対象を明確にして問題を定義することで、分析の方向性がブレにくくなります。
- 事実に基づいて分析する
推測や思い込みではなく、データを根拠に「なぜ」を掘り下げることで、事実に基づいた原因の特定が可能になります。
- 個人の問題にしない
担当者の不注意や誤操作など、人に原因を求めるのではなく、業務フローやシステムの不備に目を向けることで、全体の業務改善につながります。
- 解決できる原因にする
天候や市場全体の動きなど、自分たちで対処できない要因は根本原因に設定しないことが重要です。対処可能な原因に絞ることで、実効性のある改善につながります。
まとめ
なぜなぜ分析は、「なぜ？」を繰り返すことで問題の根本原因を特定し、再発防止につなげるフレームワークです。問題を具体的に定義し、事実に基づいて分析した上で、実行可能な改善策へと落とし込むことが大切です。
正しい手順とコツを押さえて活用すれば、効果的な業務改善につながり、事業の成長を後押ししてくれます。業務改善にお悩みのご担当者様は、この機会になぜなぜ分析を取り入れてみてはいかがでしょうか。
よくある質問
ここでは、なぜなぜ分析についてよく寄せられる質問と、その回答をわかりやすくまとめました。導入前の疑問解消にお役立てください。
Q1.なぜなぜ分析は、なぜ5回繰り返すのですか？
経験則として5回程度で、根本的な原因にたどり着きやすいとされているためです。ただし、重要なのは回数そのものではありません。3回で十分な場合もあれば、6回以上必要な場合もあります。これ以上分解できない原因に到達することが重要です。
Q2.なぜなぜ分析は、パワハラにあたりますか？
なぜなぜ分析は、やり方を誤るとパワハラと受け取られる可能性があります。特に、個人の責任を追及する形で「なぜ？」を繰り返すと、そのように受け取られやすくなります。本来の目的は、業務プロセスを改善することなので、個人ではなくプロセスや構造に焦点を当てることが大切です。
Q3.なぜなぜ分析が「意味ない」と言われるのはなぜですか？
なぜなぜ分析が「意味ない」と言われる主な理由は、正しいやり方で行われていないケースが多いためです。具体的には、次のようなケースが挙げられます。
- 表面的な原因で分析を止めてしまう
- 主観や思い込みで原因を決めてしまう
- 改善策を実行・検証しないまま終えてしまう
- 問題を個人の責任として処理してしまう
特に問題を個人の責任にしてしまうと、課題解決につながらないだけでなく、従業員のモチベーション低下を招く恐れがあり、デメリットが大きくなります。しかしこうした点に注意し、正しい手順で活用すれば、なぜなぜ分析は業務改善に有効な手法です。
Q4.なぜなぜ分析は、新規事業の業務改善にも使えますか？
新規事業の業務改善にも、なぜなぜ分析は有効です。新規事業は不確実性が高く、想定どおりに進まない課題に直面することも少なくありません。こうした状況を打開する手段として、なぜなぜ分析は有効です。
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