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ウェビナーについて
ウェビナーとは
ウェビナーはウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を合わせた造語であり、名前の通りインターネット上で動画を使用したセミナーのことを言います。他にはオンラインセミナー、インターネットセミナーなどと呼ばれることもあります。参加者とは直接的な対面はせずに行うため、新型コロナウイルスを機に、これまで対面で行っていた自社セミナーをオンラインに切り替える企業も多いのではないでしょうか。ウェビナーが開催される数がどんどん増えている今こそ、ウェビナーについての基礎知識から実践応用法までを理解してきましょう。
2つの種類とそれぞれの特徴
ウェビナーには大きく分けて2種類があります。それは、リアルタイム配信と録画配信です。どちらもインターネット上でセミナー配信を行うことは共通していますが、用途によってどちらの配信方式にするかは変ってくるでしょう。では以下にそれぞれ2つの特徴を示します。
リアルタイム配信は、その名の通り、配信時間を決めて生配信でセミナーを実施します。よく参加者からの質問や不具合などがあった場合は、チャット機能等で双方のコミュニケーションをとることもできます。リアルタイムなのでより対面に近い形で遠方から配信・参加できるものとなっています。
録画配信は、主催者側がセミナー動画を録画し、それを配信するものです。リアルタイムとは違って、配信時間が定まっていないので、参加者は都合が良い時間に視聴することができます。しかし一方で、疑問に思った時にその場で質問をすることができないといった問題もあります。
「参加者からの質問に早急に答えたい」「より対面に近い形でセミナーを行いたい」といった場合にはリアルタイム配信のウェビナーが適しています。逆に「参加者にはそれぞれに合う時間帯で視聴してもらいたい」「我々主催者側に何かアクシデントがあった場合に撮り直しができる方が良い」という意見が多ければ録画配信の方が適していると言えるでしょう。それぞれの自社や参加者の環境に合わせてウェビナー形態を考えてみてくださいね。
ウェビナーとオフラインセミナーの比較
この章では、ウェビナーとコロナ前に一般的だったオフラインセミナーにおける開催方法・事前準備・コスト・参加者制限面の比較についてお伝えします。
開催方法
まず開催方法についてです。オフラインセミナーは皆さまお馴染みの通り、会場を用意して、参加者に会場や時間の詳細をメールやWebページで伝え、当日に開催する形です。一方ウェビナーはオフラインよりも簡単です。オンライン上で予約をしてくれた参加者にメールでセミナーの詳細情報を送信します。オフラインとは違い、会場の代わりとなる、セミナーのオンラインルーム用のURLや時間などを送ります。URLとは例えばZoomのものだったらhttps://zoom.us/……..などで始まるものです。これを参加者が開くとセミナーを行うルームに入ることができます。
しかし、この過程でよく起こるトラブルが、URLが開けないといったことや、そもそもURLなどのセミナー情報のメールが参加者に届いておらず、参加者がセミナーを見られないといったケースがあります。こうした場合に備えて、主催者側はURLをクリックする以外で参加できる方法を把握しておくことや、もしURLなどの情報が届いていない場合には、トラブルがあったその参加者のメールアドレスを確認して再送するなどして対処をしていくことが必要です。
事前準備
次は、事前準備の面における比較です。オフラインセミナーの場合は、当日配布する資料の作成やスクリーンなどの機材をそろえること、機材の不具合チェックといったことが挙げられます。一方でウェビナーを行う場もPCなどの機械の不具合がないかといったチェックや、参加者にオンライン上で見せたい資料（Power Pointなど）があれば、セミナー前に作成しておく必要があります。また、参加者に画面上で資料を共有するやり方など、主催者側は機械操作方法も事前に理解しておかなければなりません。特にリアルタイム配信のウェビナーでは、こうした失敗は許されません。時間を空けてせっかく参加してくれたにも関わらず、不具合や操作などの準備不足によって時間内に十分な情報を提供できなければ、彼らからの信頼関係も失うため、事前準備は入念に行うべきです。
コスト
コスト面では、双方で大きな差があります。
オフラインセミナーでは上記のように配布資料における紙代や印刷代、会場レンタル料といった大きいコストがかかるのが特徴です。
会場のレンタル料は、自社のセミナー室などを利用せず、外部で場所を借りる場合にかかるものです。その料金は場所や管理会社によって料金は異なるため一概には言えませんが、会場だけでなく、参加者の受付、誘導、さらにはセミナー中の音響などを担当するスタッフの人件費もかかることを考えると、細かいところで結構コストが膨らみます。
しかしウェビナーはオフラインに比べて安く抑えることができます。会場のレンタルもないうえ、共有する資料はデジタル媒体なので紙代、印刷代ともにかかりません。確かに、PCなどの機材などをそろえていなかったら、まずはそれらをそろえる必要があるため、初期コストはかかります。しかし、多くのビジネスマンはコロナ前から持っているであろう機材で大体のことが済んでしまうため、そのほかかかるコストと言えば、ウェビナーツール（Zoom, Google meetなど）です。
分かりやすく説明するために、現在もっともウェビナーツールとして使用されている「Zoom」を例に挙げます。
| プラン名 | 人数制限 | 時間制限 | 料金 |
| 基本 | 100人 | 40分（3人以上） | 無料※ |
| プロ | 100人 | なし | 2000円程度/月 |
| ビジネス | 300人 | なし | 2700円程度/月 |
| 企業 | 1000人 | なし | 3000円程度/月 |
※1対1で行う場合は人数制限も時間制限もかからず無料で使用することが可能
3人以上での使用は40分まで無料だが、40分を越えると自動的に接続が切れる
基本プランは無料で、100人までの人数で行うことができますが、時間制限が40分では結構物足りないため、せめて1時間は余裕をもってほしいのが一般的です。そのため、プランはプロから企業向けのものが使用に適しているので、当然上グラフのように料金が発生します。これらのプランをどうするかは、自社のセミナーの規模や、伝えたい情報量によって決めていきます。
オフラインセミナーとウェビナーのコスト面について、これらをトータルで比べると、やはりウェビナーの方が何かと細かいところでコストが高くなることが分かります。
参加者制限
最後に参加者制限についてです。オフラインセミナーは確保した会場の席数やセミナーの規模によって人数制限がかかります。一方でウェビナーは人数制限をする場合としない場合があります。参加者制限の有無は先程のZoomのグラフのように、プランによって変わってきます。
ウェビナーが注目される理由
次に、ウェビナーがここまで注目、導入されるようになった背景をお伝えします。これには以下2つの理由があります。
コロナウィルスによる在宅勤務の浸透
日本では新型コロナウイルスが3月頃から増え始め、4月からは東京や大阪などの都心部を中心にテレワークによる事業遂行が推奨されてきました。これまで会社で行ってきた仕事が、在宅でもオンラインでできることがわかったことで、社内会議や顧客との商談など様々な用途でもオンライン化が進みました。混雑した満員電車で通勤することもなく、ストレスが軽減できるほか、通勤時間がなくなったことで、その分早く仕事を行えることで作業効率がアップしたり、家事をする時間の増加など、世間にその利便性が認識され始めました。
そしてコロナ前の例年では、採用活動における会社説明会や面接なども、会場をレンタルしたり、自社に招いて行うのが一般的でしたが、コロナ感染を懸念してそのように行えなくなりました。そこで大半の企業がウェビナーに切り替えて、採用活動を行いました。企業側も会場レンタル料や、配布資料などにかかるコストを削減出来たことや、就職活動を行う側にとっても、会場までの移動において費用や時間を抑えられたことなどのメリットがありました。今後もその需要は伸びていく傾向があります。
大手企業～中小企業まで幅広い勤務形態の変化
大企業から中小企業まで、テレワークを導入する会社が増えました。新型コロナウイルスが流行る少し前の2020年3月には13.2％だった導入率は、4月に国から出された緊急事態宣言をきっかけに導入率が27.9％と2倍以上も上がりました。現在はテレワークを導入している企業とそうでない企業に分かれています。大手企業と中小企業で差が分かれている傾向が高いです。東京商工リサーチが全国約1万4300社に尋ねた調査によると、大企業では55.2％、中小企業では26.1％がテレワークを導入していると回答しました。
業種や会社による部分はありますが、中小企業の勤務形態については、中小企業は5月の緊急事態宣言解除後にテレワークから通常出勤に形態が変わった企業が多い傾向があります。
大企業では、5月の緊急事態宣言解除後でも引き続きテレワークを中心に働く形が多い傾向があります。「新常態（ニューノーマル）」を前提に、社員が働きやすい形態で行うことを重視し始める企業が増えたのです。つまり働き方改革です。しかし、建設現場や工場などのテレワークが難しい企業もあるため、一概には言えません。
政府主導によるワーケーションの働き方
ワ―ケーションとは、「ワーク:Work」と「バケーション：Vacation」を組み合わせた造語です。在宅勤務やレンタルオフィスでのテレワークとは異なり、観光地やリゾート地といった休暇を過ごす地で働きつつ、地域ならではの活動も行うことです。この新型コロナウイルスで打撃をうけている観光地や働き方改革といった社会情勢を通して、こうした新たなワークスタイルが政府によって奨励されています。
また、Beforeコロナの2019年11月には7道県と58市町村で構成している「ワ―ケーション自治体協議会（Workation Alliance Japan）」が設立されました。これは「移住未満・観光以上」をモットーにしており、ワ―ケーションを通して地域の振興させる狙いもあるとのことです。
ウェビナーのメリット・デメリット
主催者にとってのメリットとデメリット
まず1つ目のメリットとしては、言葉によってわかりやすく参加者に伝えることができるという点です。文章や図だけの説明よりも、話し言葉で伝えた方が、より伝わりやすいです。もし図や文章のスライドも参加者に見せて説明したい場合でも、その資料をPCやタブレット端末などの画面上で共有することができます。
またその延長線上に信頼関係を築けることも利点です。主催者が話していることで、参加者も「主催者側がどんな人物なのか」を理解することができ、安心感が強まり、信頼関係にもつながります。
3つ目は、集客がしやすい点です。参加者にとって、会場に行く手間もなくなり、好きな場所からセミナーに参加することができるため、日本全国から参加者を集められます。こうした利便性から集客がしやすいのです。
4つ目は、対面に比べて大幅なコストが削減できることです。先ほども述べたように、オフラインセミナーでは会場を借りる場合、高額なレンタル料や交通費がかかってしまいますが、ウェビナーではそれを省くことができます。
以上4つのメリットに対し、デメリットもあります。
まず１つは、参加者側の集中力が切れやすい点です。参加者が「面白くないな」と思ったら、他の仕事をするなどセミナーを聞いていない状況になりやすいのです。対面であれば、主催者は参加者が何をしているかわかるうえ、参加者もマナー上、途中退席などをしにくい傾向があります。しかし、ウェビナーでは主催者側が参加者の顔や何をしているのかが把握しにくいことから、参加者が内容に興味を持たなければ、離脱しやすいのです。
2つ目は、機材の不具合や通信環境の問題です。Wi-Fiなどの調子が悪いと、映像や音声が遅れたり、停止してしまうことがあります。主催者側（発信側）の通信環境が良くても、参加者側の通信環境が悪いと、そうしたトラブルが起きてしまいます。通信局から遠い、天候が荒れているといった主催者側には手に負えない場合にも通信環境は左右されるので、予めそこは念頭に置いてウェビナーを開催するべきです。もし、リアルタイム配信で参加者がウェビナーを見られなかったという場合は、録画したウェビナーをその参加者に送ったり、参加御礼のメールとともに全員に録画ビデオを添付し「通信環境など何らかのトラブルでリアルタイムで見られなかった方は今回のセミナーを録画したものをご覧ください」との一言をつけておくと良いでしょう。
そのほか、ウェビナー開催ごとにどんなトラブルが起きたのかをメモしておき、次のウェビナーでも同じ問題が起きた場合に備えて、毎度対処法を備えておくことも大事です。
参加者にとってのメリットとデメリット
参加者側のメリットとしては、参加にあたっての時間調整のしやすさ、会場までの足を運ばなくてよい、好きな場所で見られる、交通費がかからないといったことが挙げられます。なんといっても融通がきく点が大きな利点です。今まで主流だったオフラインセミナーでは、仕事の合間やちょっと空いた時間に参加したくても、会場まで遠かったり、時間の調整が厳しくて参加できないといったことが多々ありました。しかし、ウェビナーではどこからも参加できるうえ、たとえ遠方の主催者でも気軽に参加することができます。こうした点がメリットです。
一方で参加者にとってのデメリットは、主催者と同様、集中力が切れやすい点です。参加する場所は自由なため自宅などから参加していることが多い中、リラックスした緊張感のない状態でセミナーを聴き続けても眠くなってしまったり、集中力が途切れてしまうことがあります。大事な所を聞き逃してしまったケースなどが考えられます。しかし、チャット機能などで主催者側の発表が終わったら、再度質問することもできることも確かです。
自社ウェビナー開催の手順と注意点
企画
＊目的・ターゲット・実施内容
まずは、セミナーの内容やどういった企画にしたいのかを考えていきます。自社がそのセミナーを通して何をゲットしたいのか目的を明らかにします。フレームワークなどを駆使して会社の方向性や、最近の課題などを見つけていくと良いでしょう。
その次に、ターゲティングです。上記で決めた目的を成し遂げるために、何に、そして誰にターゲットを当てていけばよいのかを決めていきます。ターゲティングが出来たら、ターゲット層を狙った広告を作りましょう。広告や告知の仕方については＊告知・集客
で詳しくお伝えします。
この2つで大体のセミナーの枠が定まってきたら、次はいよいよセミナーの中身を練っていきます。
＊配信形態の選択/準備
外枠、中身が決まったら、次はどのように配信していくのかを決めます。オンラインセミナーにするのかオフラインセミナーにするのか。オンラインセミナーにするなら、リアルタイム配信か録画配信か、どのツールを使う方が有効か、など考えることは山ほどあります。自社の環境、参加してほしいターゲット層の環境を考えて決めていきましょう。
ここまで決まれば、後は準備の段階に入ります。
＊プレゼン資料の準備/プレゼンターの準備
セミナーでプレゼンをする際、Power Pointなどの資料を共有しながら話を進めていくことが多い現在ですが、オフラインでもオンラインも同じように、まずはプレゼンで使用する資料を作成していきます。この資料作成においても、上述の通り、セミナーの目的とターゲットを意識して作ってみてください。セミナーの趣旨がずれないように要注意です。
＊進行の役割分担
資料の作成まで終わったら、実践形を想定してみてください。セミナーは1人で全てやるのか、数人で役割分担をして開催するのかを決めていきます。
もし1人で参加者の確認からプレゼンなど一連の過程を担うのなら、その流れを全てインプットしておく必要があります。
数人で行う場合は、それぞれの役を振り分けましょう。よくある役割としては、プレゼン担当、機材担当、参加者が入れているかなどチェックする係、トラブルが起きて入れない人がいる場合に対応する係などです。これらは全て必要最低限の役割であるので、これらを決めたあとは、自社に合わせた形で役割を作っていくと良いでしょう。
ここまでが企画の段階です。
ウェビナー実施準備
＊機材準備
次にPCやイヤホン、Wi-Fiのルーター、マイクなどの機材を準備していきます。ウェビナー配信、参加者との信頼関係ともに安定した状態を保っていくためには、PCとインターネット環境にこだわることが大事です。
安定したウェビナー配信を行うには、PCの性能がカギを握ります。PCが古かったり、低価格のものであると、プロセッサーの機能が、配信に対応できないことがあります。
このプロセッサーの基準としては、Core i7以上のものがトラブルなく配信できると言えます。また、PCで複数のツールを使ってウェビナーを進行することも多々あるので、PCのメモリは8GB以上あるものを使用しましょう。
＊コンテンツ作成・準備
作成するコンテンツは講演資料と録画データ、ウェビナー終了後に参加者へ送るアンケートなどです。PowerPointやExcelなどツールを駆使して、魅力ある資料にしていきましょう。コンテンツは変らなくても、いかに集中力参加者の興味見せ方
この作成した資料は、今後も他のウェビナーを行う際にも再使用することができるので、１つ作っておくだけでその後が便利になります。
ウェビナー開催準備
＊告知・集客
先ほど述べたように、告知の仕方はターゲット層とタイミングを意識して広告媒体を選んでいきましょう。ターゲット層はタイミングは、目安としてウェビナー開催日の約1か月に広告をだしていくと良いと言われています。あまり早すぎても申し込みをした参加者が当日のウェビナーを忘れてしまいやすくなし、逆に1週間前などの遅いタイミングでは、上司の許可を取るのに時間がかかってしまって、バタバタしてしまうといった事態になりかねません。こうした理由から、大体1か月前からのウェビナー開催告知がベストであると言われているのです。また、セミナールームのURLなどを送ったメールには、何かトラブルがあって当日ウェビナーを視聴できない人向けの自社への連絡先を書いておくことも必須です。
そして、告知し始めてから開催日前日までは、申込者へこまめにリマインドを送りましょう。せっかく集客しても相手が忘れていたら意味がありません。集客の努力を無駄にしないためにも、リマインドメールやタイミングを考えた告知メールを送っていきましょう。
＊事前準備（リハーサル）
トラブルが本番中に起こらないように、必ずリハーサルを行いましょう。できるだけ前日に行う方が良いでしょう。なぜなら、本番間際の1時間前などに行うと、機械の不具合などの大きいトラブルがあった場合、代用する機会の確保など対処に時間がかかってしまう可能性があるからです。不具合がある前提でリハーサルに臨み、時間的、精神的余裕をもって対処し、本番を迎えましょう。
開催中に行う事
ウェビナー開催中の本番は一番緊張する時間です。具体的に本番で行うべきことをここで頭に入れ、ウェビナーを開催した時に慌てないように準備しましょう。
まず当たり前ですが、ウェビナーの配信を行います。リハーサルで準備した通りにできれば問題ありません。主催者側が完璧でも参加者の状況は把握できないため、参加者へのコミュニケーションが大切になります。ウェビナーのツールにあるチャット機能や事前に送った自社の連絡先に電話やメールが来ていることもあるので、必ずチェックし一つ一つ対処していきます。
開催後に行う事
無事にウェビナーが終わったら、まずは参加者への御礼をメールで伝えましょう。その後、アンケート結果や発表者それぞれの結果を振り返り、次につなげるポイントを洗い出します。この時に出たポイントを活かして参加者を個別商談へ誘導をすることが大事です。ウェビナーで顧客の早期獲得に結び付けるためには、ここの素早い動きがカギなります。アンケートでウェビナー内容の中でどういった点に興味をもってくれたか、どういうお悩みがあったかを整理し、顧客それぞれに合わせたアプローチで個別商談までこぎつけましょう。
ウェビナーに必要なツール
大規模実施向け
＊zoomビデオウェビナー
上記にウェビナーのコスト面を紹介した際にZoomを例に挙げましたが、このzoomビデオウェビナーはそれとは形態が異なるツールになります。収容人数も1万人以上と、先程のものに比べて大規模なウェビナーを開けます。
HubSpotやsalesforceなどマーケティングシステムと統合して、マーケティングオートメーションの効率化を行うことができます。Zapier経由してPaypal統合をすると収益化オプションを利用することもできるので、非常に便利なツールとなっています。また、SNSのYoutubeやFacebook liveのチャンネルでも連携して配信が可能です。
＊ネクプロ
このネクプロのウェビナーの特徴としては、オンライン上で情報発信した後、アンケート分析や参加者のWeb視聴履歴などを調べて、見込み顧客を獲得し、営業機会を創出してくれるところです。オンライン上での情報発信も多種多様な方法で行い、顧客を創出するWebキャンペーンも簡単に行えます。顧客との接点を継続的に多く持てるのが強みであるウェビナーツールとなります。
＊V-CUBEセミナー
このツールは、ウェビナーの配信を終了した後、参加者とコミュニケーションをとったり、資料共有などを行える配信側専用のアプリケーションが最大の特徴です。やはり、ウェビナー開催後は参加者といかにコミュニケーションをとって新規顧客に導くかが重要になってきます。リアルタイムのチャット機能は参加者が気軽に質問ができる他、チャットを使用したくない場合は、チャット機能を非公開にして制限することも可能になっています。大規模なウェビナーでは、チャット数が多くて通知が厄介だったり、何かとチャット機能が面倒になることがあるので、そうした場合にはこのツールを使って、参加者の受講モチベーションを上げていくことができます。
小規模実施向け
＊zoomミーティング
これは初めの方でウェビナーのコスト面について紹介した際のものです。テレワークなどで使用するWeb会議ツールの利用率の面では、以下のツールを押さえてトップとなっています。100人程度の割と小規模なウェビナーにもこのZoomミーティングが最も使われている印象です。収容人数、プランなどの詳細は上記に記載してある通りです。
＊Google Meet
これは従来「Google ハングアウト」と呼ばれていたツールです。Zoomの方がサービスが先行していますが、安全面ではGoogle社が開発したこのツールがトップです。例えば、参加申し込みをしていない外部侵入者や、そうしたスパイ目的の人に自社の情報を流出させないよう最大限のセキュリティ性能が配慮されています。ウェビナーで自社が独自で作成した情報などを提供する場合は、このGoogle Meetが適していると言えます。
＊Skype
コロナ前から、Web会議ツールとしては抜群の知名度を持っていたSkepe。主催者側だけでなく、参加者も利用を開始するには登録とアプリのインストールが必須なため、上記のツールと比べると、少々参加者に面倒な手数をかけてしまいます。また、接続は50人までで、時間制限は4時間までと定められています。少人数のウェビナーには適していると言えます。
成功に導くために
自社ウェビナーを成功させていくには、上記のウェビナー開催から終了までの過程をまとめると、
・実施の目的の明確化
・目的達成ができているかの振り返り
・実施直後の個別商談への誘導のための工夫
・実施後のアプローチ
の4点が大事になってきます。実施後のアプローチとして先程、参加者への御礼と個別商談へ誘導するアプローチが重要だと述べました。これには、参加者だけでなく、申込をしたけど当日参加していなかった未参加者にも、アプローチをしていくことも大切です。なぜ参加できなかったのか、自社が今後どうすればそうした人々も参加してもらえるようになるかなど、改善点が沢山隠されているからです。
まとめ
ここでは、ウェビナーの基礎的な知識から、具体的なツール、準備内容、本番でのポイントなど、様々な視点で理解を深めてきました。
新型コロナウイルスでテレワークが浸透しつつある中、ますます社会のオンラインセミナー（ウェビナー）の重要性は高まります。今回見てきたウェビナーのメリットデメリットを考え、どのようなツールが最適か、本番に向けてどういう準備が必要か、今回お伝えしたやり方にプラスαして、自社（顧客含む）の特徴に合わせたカスタマイズをし、最適なウェビナーを実施していってください。